LA ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE implantó en Septiembre de 2022 un programa de Cumplimiento Normativo, y como parte integrante del mismo  un Canal de Denuncias, dirigido a todos sus miembros y componentes: trabajadores actual y antiguos, proveedores, Administraciones Públicas, a fin de que cualquiera de ellos, que tuviese conocimiento de una irregularidad de las previstas legalmente, cometida por cualquier otro trabajador, directivo, usuario, proveedores etc., pudiese cursar  la correspondiente denuncia. Posteriormente se promulgó la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que establecía en su artículo 1 la obligatoriedad de la implantación de un Canal de denuncias o Sistema Interno de Información. La ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE que ya contaba desde septiembre de 2022 con un Canal de Denuncias, ha procedido a la adaptación del mismo a la nueva normativa.

Así el canal de denuncias o sistema de información interno, como lo denomina la normativa, debe cumplir con una serie de características y requisitos para ser considerado válido y efectivo. En todo caso, debe:

• Contemplar las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los denunciantes y los denunciados;
• Tener asignado un responsable, bien sea una persona o un órgano colegiado. Este responsable debe poder realizar sus funciones de manera independiente y autónoma;
• Desarrollar un protocolo de uso en el que se explique qué hechos son denunciables, cómo utilizarlo, cómo se deben presentar las denuncias y qué esperar del procedimiento;
• Informar qué no se puede denunciar o presentar denuncias falsas;
• Permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes: previo consentimiento del informante. Podría ser mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
• Detallar de forma clara y accesible, los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

Este Canal de Denuncias está dirigido a todos los componentes de LA ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE, a fin de que cualquiera de sus integrantes que pueda tener conocimiento de una irregularidad cometida por cualquier otro trabajador, directivo, usuario, proveedores etc. .

Pueden ser objeto de denuncia todos los empleados, directivos, miembros del Consejo de Administración o colaboradores externos de la ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE que hayan cometido o llevad cabo alguna irregularidad o conducta de las que se describen a continuación. El objetivo del Canal de denuncias es la recepción, retención y tratamiento de las denuncias sobre irregularidades o incumplimientos de la normativa, cometidos por empleados o sociedades.

Se trata de un canal de comunicación confidencial abierto a empleados, directivos, proveedores, usuarios etc., vinculados a ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE.

Ámbito de las denuncias

Se podrá comunicar cualquier posible irregularidad o incumplimiento relacionado con malas prácticas financieras, contables, comerciales o de cumplimiento normativo cometidas por empleados, usuarios, o Directivos de la Asociación.

Comunicación de la denuncia

Pueden realizarse estas denuncias o comunicaciones al Comité de Auditoría a través de los siguientes medios:

1. – Mediante un mensaje dirigido a la siguiente dirección de correo electrónico: canaldenuncias@emalbacete.es
2. – Mediante la cumplimentación del siguiente (ANEXO) o disponible en la web
3. – Mediante correo postal a la siguiente dirección: Órgano de Compliance de ADEM-AB (Plan de Prevención de Riesgos Penales) – Calle Ciudad Real 24 02002 Albacete.

El Órgano de Compliance no tramitará denuncias anónimas. Se solicita que se aporten los datos personales para facilitar cualquier tipo de seguimiento, clarificación o asistencia durante la investigación.

Los datos personales que se faciliten serán tratados con la finalidad de tramitar la denuncia. Los citados datos podrán ser cedidos a terceros con el único objeto de proceder, en su caso, a la tramitación e investigación y/o resolución de la denuncia.

Contenido de la denuncia

Las denuncias recibidas deben contener los datos necesarios para poder llevar a cabo el análisis de los hechos denunciados. Así, las comunicaciones recibidas deberán cumplir como mínimo los siguientes requisitos:

• Exposición clara y detallada de los hechos.
• Identificación de la Sección o Actividad en la que hayan tenido lugar.
• Nombre y datos de contacto del denunciante y su vinculación con el Grupo para facilitar el análisis y seguimiento de la denuncia.
• Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con conocimiento del mismo.
• Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho.
• Cuantificación, siempre y cuando sea posible, del impacto del hecho denunciado sobre los estados financieros.
• Aportar, si se considera necesario, documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.

Los datos personales que se faciliten serán tratados con la finalidad de tramitar la denuncia. Los citados datos podrán ser cedidos a terceros con el único objeto de proceder, en su caso, a la tramitación e investigación y/o resolución de la denuncia.

La base que legitima el tratamiento de sus datos personales es el cumplimiento de una obligación legal. Los datos serán conservados durante el plazo estrictamente necesario para cumplir con los fines mencionados con anterioridad. Pasado este tiempo se conservarán debidamente bloqueados a los efectos de determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos.

Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal, así como la revocación del consentimiento prestado para el tratamiento de los mismos, dirigiendo su petición al correo a direccion@emalbacete.es o dirigiéndose a la ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE ALBACETE, Calle Ciudad Real 24 02002 Albacete, acompañando fotocopia de su DNI o pasaporte.

Se garantiza la confidencialidad total de la identidad del denunciante, denunciado y otras personas que pudieran estar relacionadas, así como del contenido de la denuncia.

Derechos del Denunciante:

A) DERECHO AL ANONIMATO: El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de Denuncias podrá mantener su anonimato en cuanto a su identidad, garantizándose el mismo durante el procedimiento, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación por medio del formulario de denuncia habilitado.

B) DERECHO A LA CONFIDENCIALIDAD: en cuanto al contenido de la denuncia e identidad del denunciante, sin que se pueda revelar la misma, sin el previo consentimiento del mismo.

C) PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS: El denunciante gozará de protección frente a represalias, aun cuando del resultado de la investigación llevada a cabo tras la denuncia, no se acreditará unilateralmente o infracción alguna en los hechos objeto de la denuncia, y siempre que no haya obrado de mala fe.

D) DERECHO A LA ELECCIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS: El denunciante podrá elegir el canal de la denuncia que considere conveniente, interno o externo, pudiendo acudir incluso a la Autoridad independiente de Protección del Informante.

E) DERECHO A RECIBIR INFORMACIÓN: El denunciante tiene derecho a ser informado del estado de tramitación de su denuncia, así como del resultado de las Investigaciones.

F) DERECHO A LA INFORMACIÓN LIMITADA: El denunciante no será obligado a proporcionar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y posteriormente no se podrá solicitar ni conservar los datos que no sean estrictamente necesarios para la investigación.

G) DERECHO A EJERCER LOS DERECHOS DE PROTECCIÓN DE DATOS: El denunciante tendrá derecho a ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal.

H) DERECHO A RECIBIR UNA RESPUESTA EN UN PLAZO RAZONABLE: El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde la recepción de la misma. El plazo, en relación al tratamiento de datos y la investigación, no podrá exceder del establecido en la normativa vigente.

I) DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS: Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.